تحقیق طرح اتوماسيون اداري
دسته بندي :
کالاهای دیجیتال »
رشته مدیریت (آموزش_و_پژوهش)
تحقیق در مورد طرح اتوماسيون اداري
1- مقدمه
2- تعريف پروژه
3- اهداف پروژه
4- مراحل انجام كار
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامهريزي
4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازي
7-4-پشتيباني
5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)
6- پيوستها
پيوست 1- گزارش ارزيابي نرمافزارها
پيوست 2- گزارش برنامه اجرايي
پيوست3- راهنماي كاربران - دبير
پيوست4- راهنماي كاربران - مدير
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوريهاي نوين و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمينه فناوري اطلاعات ميتواند هر سازماني را دچار تحول سازد.
استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها ميتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهرهوري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان ميباشد و علاوه بر دبيرخانههاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام ميباشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديدهاند و غالباً در حال بكارگيري سيستم ميباشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهرهبرداري ميباشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري ميتوان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.
2- تعريف پروژه
انتخاب، تأمين و راهاندازي سيستم رايانهاي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مينمايد :
• شناسايي نرمافزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري
• پيشنهاد مناسبترين نرمافزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن
• تأمين نرمافزار
• نصب و راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري
• پشتيباني
راهاندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير ميباشد.
• سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني
• افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
• كاهش حجم بايگاني
• كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات
• امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري
4- مراحل انجام كار
براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشكيل كميته راهبري
3-4- شناخت و برنامهريزي
4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازي
7-4- پشتيباني
در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه ميشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
براي تدارك نرمافزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليتهاي زير انجام شده است :
• شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري
• شناسايي نرمافزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرمافزارهاي كانديد
• تعيين شاخصهاي ضروري جهت ارزيابي نرمافزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها
• ارزيابي نرمافزار كانديد
• نتيجهگيري و گزينش سه نرمافزار برتر
• انتخاب نهايي نرمافزار مورد نظر
اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشكيل كميته راهبري
اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :
• معاونت اداري و مالي
• نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات
• نماينده معاونت برنامهريزي، توسعه و فناوري
• مدير كل امور اداري
• مدير كل تشكيلات و بودجه
• شركت ناظر
• گروه توسعه و پشتيباني شبكه
• نماينده واحدي كه نرمافزار در حال نصب در آن ميباشد.
مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير ميباشد :
• تأمين سختافزار مورد نياز براي راهاندازي سيستم
• تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت
• موانع موجود در زمينه نصب و راهاندازي سيستم
• پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام
• موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم
• محدوديتهاي موجود در زمينه تداركات
• اولويتبندي انجام كار اتوماسيون
3-4- شناخت و برنامهريزي
براي انتخاب نرمافزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهاي دبيرخانه موجود، محلهاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راهاندازي فعاليتهايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناخت اوليه براي انتخاب نرمافزار اتوماسيون اداري مناسب
• شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راهاندازي
• شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم
همان طور كه مشاهده ميشود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكانسنجي پيادهسازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سختافزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوههاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيشروي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راهاندازي سيستم هر يك از معاونت‌ها كه براي نصب و راهاندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشكار، شيوههاي ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامههاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سختافزاري، نرمافزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.
در زمينه برنامهريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :
• شناسايي فعاليتهاي مرحله نصب و راهاندازي
• تهيه و تدوين برنامه زمان‌بندي
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب و راهاندازي
فعاليتهاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير ميباشد :
• مقدمات انجام كار
• تهيه برنامه آموزش
• تهيه برنامه نصب
• اعلام امكانات مورد نياز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نياز در نقطه نصب
• تعريف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سيستم
براساس فعاليتهاي شناسايي شده برنامه زمان‌بندي تنظيم و براي انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازي تهيه گرديده است.
فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش )
تعداد صفحات : 47